© Bidfood

Als één van de grootste leveranciers voor de horeca draait Bidfood 24/7: van eigen leveringen, order picking en logistieke voorbereiding tot de bezorging. Met de digitalisering en automatisering in al deze processen heeft Jan van de Griendt als Technisch Ontwikkelaar IT het bedrijf steeds afhankelijker zien worden van ICT/IT: “Wij zijn geen IT-bedrijf, maar ons systeem draait 24 uur per dag 7 dagen per week. Daarom proberen we steeds naar een simpeler niveau terug te gaan.” En wanneer Jan over het bedrijf vertelt, lukt hem dat heel aardig: “Feitelijk gezien douwen we dozen.”

Bidfood kent een lange geschiedenis. Opgericht in 1949 (toen nog Kok-Ede), opgenomen door Ahold in 1985 en later in 2005 door Bidvest Group. Maar toen het in 2017 als onderdeel van deze groep een beursgang zou krijgen, besloot Bidfood een eigen weg te gaan. Inmiddels telt het bedrijf zo’n 2500 medewerkers, verdeeld over 16 vestigingen. Bidfood levert droge kruidenierswaren (DKW), vers-artikelen en non-food (borden en bestek, tafellinnen etc.) direct aan haar klanten. Elke klant is verbonden aan één van de vestigingen die elk een eigen voorraad heeft. Wanneer zij iets niet op voorraad hebben liggen, worden deze vanuit het landelijk verscentrum of DKW-centrum geleverd. “En we proberen dat ook in één levering te doen. Dus er gaan heel wat logistieke handelingen aan vooraf, voordat de klant zijn spullen krijgt."

Filteren, sorteren en doorsturen

In al die logistieke handelingen, zoals inkomende vracht opslaan, orders samenstellen en de vrachtwagens laden, worden medewerkers ondersteund door Pager/Control. Een tool voor de IBMi die de activiteit op het systeem monitort door alle binnenkomende berichten te signaleren en loggen. Op basis daarvan kan het automatisch een melding of bericht sturen naar de gebruiker.

En zo is het voor Bidfood het systeem dat hen precies vertelt waar zij mee aan de slag kunnen en wat er nodig is. “Het is eigenlijk het pakket dat bij ons alle message queues uitleest, standaard antwoorden opgeeft of ze naar de juiste persoon doorzet. Je hebt geen mensen meer nodig die je daadwerkelijk monitoren. Die machine van ons, die is 7 keer 24 uur in de lucht. Dus dat scheelt ons ontzettend veel. En dat levert ons uiteindelijk ook een hoop geld op, want alle transacties lopen over die machines. En omdat wij meldingen op de juiste manier filteren en berichten naar de juiste teams kunnen sturen, zijn we ook in staat om de juiste mensen aan te sturen. Het is de spin in onze automatisering.”

Maar naast dat automatisering een hoop tijd bespaard en geld oplevert, is het essentieel voor misschien wel het belangrijkste onderdeel van Jan zijn werk en verantwoordelijkheden: monitoring. “Je wilt het wel op tijd te horen krijgen als iets niet gelopen heeft of vastgelopen is. Daarnaast monitoren we ook effectief processen op Microsoft SQL servers, en dan heb je een aardig bereik van je netwerk.” Elke ochtend gaan er mails of SMS’jes direct naar de medewerkers met de details van hun dienst die dag. Jan krijgt zelf een overzicht van de taken die het systeem heeft uitgevoerd en eventuele foutmeldingen.

© Bidfood

Constant schakelen

Als logistieke schakel tussen ondernemers, leveranciers en transporteurs is het cruciaal dat zij zowel de inkomende als uitgaande informatie uniform kunnen maken en stroomlijnen. Van de verschillende tools en API’s die klanten en partners gebruiken, wordt de binnenkomende informatie als berichten automatisch gefilterd, gesorteerd en doorgestuurd. “Wij interfacen ontzettend veel met klanten en leveranciers, want iedereen gebruikt weer andere soorten softwarepakketten: een pakket voor de financiën, een waar je de bestellingen mee doet, een waar je zelf je eigen orders in brengt. Ga zo maar door.” Voor Bidfood is het cruciaal dat duidelijk is wat ze binnenkrijgen en wat ze versturen. “En dat het ook op de juiste manier bij iedereen binnenkomt. Van dat hele proces wil je zeker zijn.”

Het Pager/Control systeem maakt het ook mogelijk dat de verschillende tools van Bidfood zélf ook onderling goed op elkaar aansluiten, zoals het warehouse management, artikelbeheer en finance. “Het voordeel van dat soort manieren van automatiseren is ook, dat je zeker weet dat menselijke fouten eruit gaan. Het bronsysteem zijn wij. Wij willen met dat bronsysteem bijvoorbeeld een bestelling plaatsen bij een van onze leveranciers. En als zij dat niet nóg eens in hoeven te tikken, dan is die single-point-of-failure van het invoeren van die orders weg. Want de gegevens die wij erin zetten zijn gecontroleerd. En dat probeer je natuurlijk wel zo veel mogelijk." "Dan kan je relaxen.”, voegt Jan er met een brede grijns aan toe.

Automatisering & geruststelling

Voor Jan zijn de IT- en ICT-systemen zijn vinger aan de pols, juist wanneer hij zelf niet aanwezig is. Niet om personeel in de gaten te houden of te controleren, maar om er zeker van te zijn dat iedereen op de processen kan vertrouwen. Iets wat hij in zijn loopbaan alleen maar crucialer heeft zien worden. “Vroeger hadden wij systeem operators. En een van de taken van die systeem operators was ervoor zorgen dat het systeem en de programmatuur bleven draaien. Toen ik bij het bedrijf kwam, was het werk van maandagochtend 8 tot maandagavond 8, vijf dagen in de week. Uiteindelijk zijn ook de zaterdag en zondag erbij gekomen, toen werd het ineens 7 keer 24 uur en zijn we uiteindelijk in drie ploegendiensten aan het draaien. Ons systeem zorgt ervoor dat er buiten de standaard kantooruren al een heleboel van dat soort werk overgenomen werd. Je komt niet meer `s morgens op kantoor om erachter te komen dat een bepaalde procedure niet goed gegaan is en we anderhalf uur later pas aan de slag kunnen wanneer hij klaar is.”

Jan weet zelf ook dat fouten en errors nooit 100% uit te sluiten zijn. Maar weten dat het systeem 24/7 draait en bijhoudt wat gebeurd, stelt hem gerust dat hij niets over het hoofd ziet. “Op het moment dat er een melding binnenkomt en het wordt naar een afdeling of team gestuurd, dan kijkt hij in de roosters om te zien wie op dit moment de pineut is. Er gaat ook automatisch een mailtje naar onze support desk en er wordt direct een call aangemaakt. Wanneer onze mensen van de support desk beginnen, kunnen ze deze direct op de juiste naam zetten in het ticketing systeem. Zo is niet alleen geregistreerd wat er gebeurt, maar kunnen we ook bijhouden hoe vaak iets voorkomt.”

Door Pager/Control aan andere tools te koppelen, heeft Jan de scope van hun monitoring kunnen uitbreiden. “Het is niet alleen zo dat we alleen maar de IBMi software monitoren. Het is zelfs nog erger.” Gelukkig heeft hij, ondanks alle serieuze zaken, zijn zelfspot niet verloren. “Wij monitoren ook de Log files op SQL servers. Dit doen we met het pakket DB-Gate.” Dit pakket maakt het mogelijk om andere type databases, zoals Microsoft SQL Servers, naadloos met die van de IBMi te laten communiceren. “En die Log files zetten wij door naar een message que op de IBMi, dat weer gemonitord wordt door Pager. Daarmee monitoren we effectief ook processen op deze Microsoft SQL servers, en dan heb je een aardig bereik van je netwerk.”

© Bidfood

Lange aanloop; grote sprong

Over de IBMi heeft Jan een duidelijke mening: “Ik blijf het een heel mooi systeem vinden. Het is ook iets waar ik heel graag op werk, ook omdat de ondersteuning vanuit IBM ontzettend goed is.” In de laatste jaren is het systeem in aandacht ondergesneeuwd door de vele cloud oplossingen die laagdrempeliger en flexibeler zijn. Ook Jan heeft partners en collega`s om zich heen deze beweging zien maken. Hij snapt dat deze tools op het eerste oog beter en goedkoper lijken, maar heeft zelf ondervonden dat de realiteit heel anders kan zijn. “Je ziet wel dat er een hoop bedrijven beslissen om bijvoorbeeld alles weg te migreren naar Microsoft. Maar naderhand merk je pas wat de kosten gaan zijn.”

En die kosten zitten hem niet alleen in licenties, onderhoud en gebruikersaantallen. ”Wij hebben ons pakket voor besteladvies op een ander systeem dan IBMi draaien, en daar gebruiken we nu meer processoren voor dan dat we in totaal aan processorkracht hebben op IBMi. We hebben daar al 20 keer zoveel processors nodig, om hetzelfde voor elkaar te krijgen. En dan is het mooi wanneer je als bedrijf gaat kijken naar de kosten per transactie, want die is dus echt 10 keer goedkoper dan welk ander systeem.”

© Bidfood

Een hechte band

De relatie tussen Jan en SRC oprichter Stephen gaat meer dan 20 jaar terug. ”Eind jaren 90, rond 2000 denk ik dat ik hem voor het eerst tegenkwam. Ik ken hem niet alleen van zijn bedrijf, maar ook vanuit Common. Dat is de gebruikersorganisatie van IBM en daar is hij héél actief in geweest."

Het was Stephen die het Pager/Control pakket destijds introduceerde bij Bidfood en Jan ondersteunde bij het opzetten van het systeem. En zo zijn de twee nog altijd nauw betrokken met elkaar. “De werkrelatie die we hebben is heel erg belangrijk. Dat je gewoon weet dat je even kan bellen, en niet in een wachtrij of een ticketing-systeem zit. De persoonlijke benadering van jullie is echt een van de grootste pluspunten.”